Управление изменениями: Краткое руководство

Что такое управление изменениями?

Проще говоря, управление изменениями - это план действий. Если управление изменениями в организации относится к методологии, связанной с людьми, процессами и культурой, то в применении к контролю изменений, происходящих в ИТ-системе, продукте или разработке программной платформы, данный термин имеет совершенно иное значение. Таким образом, в сфере информационной безопасности управление изменениями в ИТ - это методология, которая помогает организациям легко и эффективно адаптироваться к новым процессам и технологиям.

Когда речь идет о внедрении новых технологий, руководство ожидает от них очень многого, и ИТ-команды должны быть способны регулярно обновлять услуги, чтобы организации могли адаптироваться к постоянно меняющимся требованиям безопасности и бизнеса. Вне зависимости от того, внедряют ли они новые услуги, управляют существующими или решают проблемы в коде, хорошо отлаженный процесс управления изменениями в ИТ-отделе стал обязательным условием для того, чтобы обеспечить необходимую поддержку на протяжении всего переходного периода.

Формирование потенциала изменений

Основополагающий принцип всех теорий управления изменениями заключается в том, что изменения не происходят изолированно друг от друга. Так или иначе, они затрагивают всю организацию и всех ее сотрудников. Реальность такова, что всегда есть группа людей, которые хотят сохранить статус-кво. Это означает, что для успешного проведения изменений мы должны подготовить, оснастить и поддержать каждого сотрудника, пока он будет проходить все необходимые этапы, создавая путь наименьшего сопротивления изменениям.

При правильном управлении изменениями сотрудники могут:

• Понять, почему изменения происходят
• Быстрее, полнее и эффективнее внедрять изменения
• Оставаться вовлеченными в работу организации даже во время переломных моментов
• Иметь время и инструменты для того, чтобы принять изменения и ощутить, что их поддерживают, и каждый из их голосов услышан

Этого можно достичь путем открытого и честного общения, обучения и поддержки, а также готовности ответить на любые возникающие вопросы. Управление изменениями - это командная работа, поэтому также важно привлечь руководство к работе над проектом, чтобы обеспечить его продвижение.

Каковы элементы управления изменениями?

Управление изменениями заключается в том, чтобы заставить всю организацию работать в едином ключе, четко и полно объясняя, почему изменения нужны и как они будут происходить. Это поможет обеспечить согласованность и удовлетворенность всех, кто участвует в реализации проекта изменений. Управление изменениями - и сопротивление изменениям - поначалу может показаться немного сложным, но принятие нескольких основных элементов управления изменениями обеспечит вам возможность достичь успеха.

Как правило, они включают в себя шесть основных компонентов:

• Согласование действий руководства: Добейтесь того, чтобы руководители выступали единым фронтом; это необходимо для успешного продвижения изменений.
• Вовлечение заинтересованных сторон: Добейтесь согласия всех, кого затрагивает инициатива проводимых изменений, чтобы обеспечить их полную вовлеченность в происходящее и их участие в процессе.
• Коммуникация: Будьте готовы к взаимодействию не один раз, а снова и снова, так как это поможет сохранить мотивацию и сосредоточиться на выполнении поставленной задачи.
• Обучение: Подготовьте сотрудников, чтобы они лучше справлялись с предстоящими изменениями в технологических и раброчих процессах, а также в окружении.
• Влияние изменений и готовность к ним: Оцените, как изменения повлияют на ваши бизнес-процессы и людей, поскольку организация проходит через все этапы изменений.
• Непрерывное совершенствование: Изменения - это хорошо, но мониторинг изменений - еще лучше. Проводите регулярные проверки, чтобы убедиться в отсутствии негативных последствий, и при необходимости вносите улучшения.

Создание системы управления изменениями

То, как вы поддерживаете своих сотрудников в процессе перемен, повышает эффективность вашей программы управления изменениями. Ключевым моментом является использование структурированного метода - или рамочной программы - для того, чтобы направлять сотрудников в процессе изменений и гарантировать, что они их примут и освоят. Система управления изменениями - это модель или набор шагов, которые могут служить основой для любой программы организационных изменений. Три наиболее популярные из них - ITIL, COBIT и Agile.

Большинство из них ставят перед специалистами по управлению изменениями не только интересные задачи, но и серьезные сложности, которые необходимо решать быстро и эффективно. Чтобы справиться с поставленной задачей, они должны обладать современными знаниями в области управления изменениями в сочетании с подтвержденной способностью применять ключевые концепции изменений. Несколько признанных во всем мире свидетельств позволяют профессионалам продемонстрировать свою компетентность в качестве лидеров изменений. Среди них - сертификация Prosci по управлению изменениями, сертификация ITIL по управлению изменениями и сертификация Agile по управлению изменениями. *

* ИСО не занимается сертификацией и не выдает сертификаты. Сертификацию проводят внешние органы по сертификации.

Выбор подходящей вам модели управления изменениями

Для управления изменениями были разработаны различные концепции и модели. В конце 1940-х годов социальный психолог Курт Льюин (Kurt Lewin) представил модель управления изменениями Льюина - трехэтапный подход к организационным изменениям. Его модель - « разморозка, перемещение и повторная заморозка» - послужила основой для многих рамок и моделей управления изменениями, которые существуют сегодня. Другими популярными моделями являются «Модель 7S» Маккинзи, «Модель 8 этапов изменений» Коттера, «Модель ADKAR» Проши и «Модель Кюблера-Росса».

Некоторые из перечисленных моделей управления изменениями в большей степени ориентированы на достижение целей сотрудников, связанных с изменениями, в то время как другие направлены на обеспечение всестороннего понимания изменений или на методы управления сопротивлением. Однако по сути каждая из них представляет собой структурированный подход к управлению изменениями, который помогает организациям осуществлять изменения контролируемым и организованным образом.

Пять шагов к эффективному управлению изменениями

Процесс управления изменениями - это этапы стратегии управления изменениями и их реализация. Он помогает организациям ориентироваться в переходных процессах изменений, обеспечивая учет всех необходимых факторов. В широком смысле процесс управления изменениями можно разбить на несколько основных этапов:

1. Подготовьтесь к переменам: Данный этап включает в себя понимание необходимых изменений и подготовку сотрудников и заинтересованных сторон к предстоящим переменам. Это важный этап процесса, в ходе которого менеджер по изменениям помогает сотрудникам справиться с любыми проблемами, информируя о процессе и обеспечивая поддержку со стороны руководства.

2. Создайте концепцию изменений: После того как заинтересованные стороны согласятся на перемены, менеджеры должны разработать тщательный и реалистичный план их осуществления. План должен включать в себя постановку целей, определение ключевых показателей эффективности (КПЭ) и распределение задач между соответствующими сторонами, а также определение сроков и необходимых ресурсов. На данном этапе команда управления изменениями также учитывает потенциальные проблемы и риски безопасности, связанные с изменениями.

3. Внедрение изменений: Теперь остается только следовать шагам, описанным в программе, чтобы внедрить изменения. На данном этапе очень важны грамотное управление и коммуникация, чтобы убедиться, что все остаются довольны и сосредоточены, а также что работа идет гладко.

4. Закрепление изменений: После внесения изменений важно убедиться, что все преобразования точно внедрены. Для этого необходимо отслеживать последствия изменений с точки зрения безопасности; все оставшиеся проблемы тщательно изучаются и решаются до закрытия проекта.

5. Обзор и анализ: Заключительный этап процесса позволяет убедиться в пользе проведенных изменений. Проведение "вскрытия" проекта может помочь руководству понять, была ли инициатива изменений "успешной", "неудачной" или "незавершенной". Подобная система обозначения помогает получить более полезные и точные показатели для любых будущих изменений.

Цель процесса управления изменениями - обеспечение рациональности и предсказуемости изменений при проведении обновления. Более подробные рекомендации по созданию плана управления изменениями можно найти в стандарте ISO/IEC 27001 — флагманском стандарте ИСО для систем управления информационной безопасностью. Организации, знакомые с ISO/IEC 27001, знают, что он построен на эффективных правилах и процедурах, которые включают в себя рекомендации по управлению изменениями, описывающие, как организация должна документировать и внедрять изменения в бизнес-процессы, объекты и системы, которые влияют на методы обеспечения информационной безопасности.

• ISO/IEC 27001 Information security management systems

Как должен выглядеть успешный результат управления изменениями?

Все изменения, будь они большими или маленькими, выигрывают от хорошо продуманного процесса управления изменениями. Современные подходы к управлению изменениями позволяют преодолеть разрозненность, обеспечить взаимосвязь и прозрачность, избежать «узких мест» и минимизировать риски. Дополнительные преимущества включают:

• Улучшение коммуникации: Когда сотрудники должным образом информированы об изменениях, это способствует улучшению коммуникации в организации.
• Более продуктивная работа: Имея четкий план реализации изменений, сотрудники могут сосредоточиться на своей работе, а не беспокоиться о том, что происходит вокруг них.
• Улучшение рабочей среды: Неопределенность будущего может вызвать сильный стресс у сотрудников, а управление изменениями помогает свести его к минимуму, обеспечивая ясность и структуру.
• Повышение морального духа: Когда сотрудники чувствуют, что они являются ценной частью процесса изменений и их проблемы услышаны, это может поднять моральный дух и создать более позитивную рабочую атмосферу.
• Улучшение бизнес-процессов: С переменами приходят и новые возможности, а управление переменами может помочь раскрыть творческий потенциал сотрудников, поскольку они ищут новые способы решения поставленных задач.
• Конкурентное преимущество: Успешная программа изменений положительно влияет на положение компании на рынке, обеспечивая ей конкурентное преимущество.

При этом управление изменениями не всегда проходит гладко. Однако, когда оно работает, его преимущества существенно перевешивают недостатки, помогая организациям оставаться более конкурентоспособными и устойчивыми в современном цифровом ландшафте.

Чтобы изменения оставались в силе

Неужели это конец? Не совсем. Внедрение процесса управления изменениями - это только начало. Как только вы запустили процесс, вам нужно убедиться, что вы продолжаете его и закрепляете полученные преимущества. Следующий этап пути изменений требует бдительности и подкрепления. Сейчас самое время укрепить навыки сотрудников, отточить процессы и использовать готовность к изменениям для их закрепления

Применение принципов управления изменениями до, во время, и после проекта может в значительной степени способствовать достижению желаемых результатов. Однако решающим испытанием станут ваши клиенты — а это лучший показатель, позволяющий оценить, насколько хорош ваш проект. Успешная программа изменений положительно скажется на опыте клиентов, а отличный опыт клиентов положительно скажется на вашей прибыли. Безусловно, за такую окупаемость инвестиций в проект стоит побороться!